Đôi khi, chúng ta chỉ để tâm đến nội dung một bức email mà không nghĩ rằng có những việc nhỏ khác cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho người gửi. Viết email dễ hay khó? Hãy tham khảo những chi tiết dưới đây để tự trải nghiệm, bạn nhé.
- Bí quyết phỏng vấn qua điện thoại
- Lợi và hại của chuyện nhảy việc
- Khi các nàng công sở diện váy quá ngắn
Cố gắng trả lời email sớm
Khi nhận được email, bạn hãy trả lời nhanh nhất có thể. Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email, bạn nên có phản hồi. Nếu không thể trả lời chi tiết ngay được, hãy sử dụng công cụ trả lời tự động, kèm theo thời gian hẹn chính xác cho việc trả lời email đó.
Lời chào
Ít ai quan tâm đến vấn đề này, nhưng lời chào ban đầu của một email sẽ thể hiện rõ sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận. Tùy theo đối tượng, bạn có thể lựa chọn một lời chào thân thiện hoặc nghiêm túc cần thiết. Nên lưu ý hãy để người nhận cảm thấy thoải mái nhất khi nhận được mail của bạn nhé.
Chủ đề
Hiển nhiên đây là vấn đề quan trọng nhất trong một bức email. Không quá khó khăn để đặt tiêu đề cho email, nhưng rất nhiều người lại quên phần quan trọng này. Chỉ cần bạn cẩn thận một chút, kiểm tra email trước khi gửi đi, và nhớ đặt một tiêu đề bao quát nội dung email, bạn có thể giúp công việc được tiến hành nhanh chóng hơn. Người nhận email sẽ nắm rõ được nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau này cần tìm lại cũng dễ dàng hơn.
Bạn chú ý, nên tránh đặt tiêu đề không hề ăn nhập gì với nội dung email. Lỗi này thường mắc phải khi người gửi reply email cũ để tránh mất thời gian nhập lại địa chỉ. Lỗi này không chỉ khiến người nhận cảm thấy khó chịu, mà còn có thể khiến họ bỏ qua email, vì nghĩ rằng chủ đề cũ đã giải quyết xong.
Nếu không muốn mất thời gian nhập địa chỉ lại, bạn có thể vẫn chọn chức năng reply, nhưng nhớ sửa tiêu đề và xóa nội dung cũ trước khi viết nội dung mới lên mail đó. Và, trước khi gửi email đi, nhớ kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tiêu đề bao quát được nội dung.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi
Hãy cho người nhận e-mail biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào, chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc, bao gồm tên, chức vụ và số điện thoại trong e-mail (kể cả e-mail nội bộ). Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất họ làm thế càng cao hơn.
Chú ý đến CC, BCC và forward
Luôn nhớ rằng email của bạn có thể sẽ được forward cho những người khác mà bạn không biết. Do đó, một lần nữa, hãy cẩn trọng với những gì mình viết trong email. Bạn cũng không nên chia sẻ quá nhiều thông tin, trải nghiệm của cá nhân mình, như số tài khoản ngân hàng hay mật khẩu hòm thư chẳng hạn.